ORDEN CYT/186/2017, de 2 de marzo, por la que se aprueban y se sustituyen los Calendarios de Conservación de determinadas series documentales del Patrimonio Documental de Castilla y León.
| Sección | IV - Otras Disposiciones y Acuerdos |
| Emisor | Consejeria de Educacion |
| Rango de Ley | Orden |
El artículo 10.2 de la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León, establece que las normas para determinar la conservación o eliminación de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León serán fijadas por la Consejería de Cultura y Bienestar Social, ahora Consejería de Cultura y Turismo, una vez oído el Consejo de Archivos de Castilla y León, no estando permitido en ningún caso suprimir un documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones.
En aplicación del citado precepto y de lo dispuesto en el artículo 39 del Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León aprobado por el Decreto 115/1996, de 2 de mayo, el Archivo General de Castilla y León ha informado y propuesto la aprobación de los calendarios de conservación elaborados por diferentes Archivos de la Administración. En varios casos, la aprobación de los calendarios conlleva la sustitución de reglas de conservación que fueron anteriormente aprobadas.
Por otra parte, y de acuerdo con la disposición adicional cuarta de la Ley 1/2012, de 28 de febrero, de Medidas Tributarias, Administrativas y Financieras, el Consejo de Archivo, Bibliotecas y Centros Museístico viene a sustituir al Consejo de Archivos de Castilla y León. Así en orden a un funcionamiento más eficaz y eficiente del procedimiento para la aprobación de las propuestas de reglas y calendarios de conservación de documentos que se presentan para su aprobación por la Consejería competente en materia de archivos, bibliotecas y centros museísticos, el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos asumirá las funciones de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León. En concreto, el artículo 10.3 del Decreto 18/2014, de 24 de abril, por el que se crea y regula el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León establece que corresponde a la Comisión Sectorial de Archivos y Patrimonio Documental la función de estudiar e informar, con carácter preceptivo, las propuestas de reglas y calendarios de conservación.
En cumplimiento de lo establecido en el mencionado artículo 10.2 de la Ley 6/1991, en los artículos 31 y 39 del Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León, y en el artículo 10.3.a) del Decreto 18/2014, de 24 de abril, por el que se crea y regula el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León, los calendarios de conservación propuestos han sido informados favorablemente por la Comisión Sectorial de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León.
Oída la Comisión Sectorial de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León en su reunión de 13 de octubre de 2016, esta Consejería
RESUELVE
Aprobar y sustituir los calendarios de conservación de determinadas series documentales del Patrimonio Documental de Castilla y León, que figuran extractadas en el Anexo.
Valladolid, 2 de marzo de 2017.
La Consejera de Cultura y Turismo, Fdo.: M aría J osefa G arcía c irac
ANEXO
La expresión «n.a.» (no aplica) en el campo de fechas indica que la valoración afecta a todos los documentos de la serie, independientemente de su fecha.
La calificación de «Eliminación Total» implica la conservación de un pequeño muestreo de la serie, mediante el método del ejemplar o testigo, que ilustre la práctica administrativa, dando cumplimiento al Art. 34 del Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León.
La sigla «T» indica que, transcurrido el plazo al que se refiere, toda la documentación pasa al siguiente estadio archivístico y se podrá proceder a su transferencia.
Las siglas «ET» y «EP» indican que transcurrido el plazo al que se refiere, se podrá proceder a la eliminación física de los documentos de acuerdo con la calificación establecida.
Código de la regla
657
Esta regla de conservación sustituye a la RC 183 aprobada por Orden CYT/704/2011, de 19 de mayo («B.O.C. y L.» de 2 junio).
Denominación de la serie
Cuentas justificativas de los anticipos de caja fija
Fecha/s
1991-
Productor
Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León
Calificación
Eliminación Total
Como regla general, se establece la eliminación total a los 10 años de la finalización del trámite. No obstante, en caso de que se hayan empleado fondos procedentes de la Unión Europea, se guardará la documentación justificativa durante un período de 3 años a partir del cierre formal del programa operativo correspondiente.
En caso de que no haya constancia, ni en un sentido ni en otro, con respecto a la utilización de fondos europeos, se podrá eliminar la documentación transcurrido un plazo de 20 años desde la finalización del trámite, pues se considera suficiente para haber realizado cualquier auditoría.
En cualquier caso, se conservará como muestra de la función administrativa, a efectos de cumplimiento del artículo 34 del Decreto 115/1996, por el que se aprueba el Reglamento de archivos de Castilla y León, un ejemplar suficientemente significativo de la gestión anterior a 2008 y otro posterior a 2008 por cada Centro Directivo.
Aplicable a:
Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León. Servicios centrales y territoriales
Plazos
Archivo de Gestión
Archivo Central / Territorial
Archivo General de Castilla y León / A.H.P.
5 años (T)
5 años (ET) / 3 años (ET) a partir del cierre formal del correspondiente Programa Operativo
_
Duplicados, hasta 2007, en Secretarías Generales de la Consejerías, Delegaciones Territoriales / Secretarías Técnicas de los Servicios y Gerencias Territoriales.
Desde 2008 no debería haber duplicados, pues las intervenciones delegadas a partir de esta fecha devuelven los originales y no tiene que quedarse copia.
En cualquier caso se considerará duplicado un ejemplar que no contenga los justificantes originales y podrá eliminarse en este plazo.
5 años (ET)
Código de la regla
658
Esta regla de conservación sustituye a la RC 184 aprobada por Orden CYT/704/2011, de 19 de mayo («B.O.C. y L.» de 2 junio).
Denominación de la serie
Cuentas de pagos a justificar
Fecha/s
1983-
Productor
Administración General e Institucional de la Comunidad de Casilla y León
Calificación
Eliminación Total
Se conservará la documentación correspondiente al año 1983, pues puede haber documentos generados por el Consejo General de Castilla y León, que no deben destruirse.
A partir de 1984, como regla general, se establece la eliminación total a los 10 años de la finalización del trámite. No obstante, en caso de que se hayan empleado fondos procedentes de la Unión Europea, se guardará la documentación justificativa durante un período de 3 años a partir del cierre formal del programa operativo correspondiente.
En caso de que no haya constancia, ni en un sentido ni en otro, con respecto a la utilización de fondos europeos, se podrá eliminar la documentación transcurrido un plazo de 20 años desde la finalización del trámite, pues se considera suficiente para haber realizado cualquier auditoría.
En cualquier caso, se conservará como muestra de la función administrativa, a efectos de cumplimiento del artículo 34 del Decreto 115/1996, por el que se aprueba el Reglamento de archivos de Castilla y León, un ejemplar suficientemente significativo de la gestión anterior a 2008 y otro posterior a 2008 por cada Centro Directivo.
Aplicable a:
Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León. Servicios centrales y territoriales
Plazos
Archivo de Gestión
Archivo Central / Territorial
Archivo General de Castilla y León / A.H.P.
5 años (T)
5 años (ET) / 3 años (ET) a partir del cierre formal del correspondiente Programa Operativo
__
Duplicados, hasta 2007, en Secretarías Generales de la Consejerías, Delegaciones Territoriales / Secretarías Técnicas de los Servicios y Gerencias Territoriales.
Desde 2008 no debería haber duplicados, pues las intervenciones delegadas a partir de esta fecha devuelven los originales y no tiene que quedarse copia.
En cualquier caso se considerará duplicado un ejemplar que no contenga los justificantes originales y podrá eliminarse en este plazo.
5 años (ET)
Código de la regla
659
Denominación de la serie
Libros especiales de cuentas corrientes de pagos a justificar
Fecha/s
1983- 2008
Productor
Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León
Calificación
Conservación Total
Aplicable a:
Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León. Servicios centrales y territoriales
Plazos
Archivo de Gestión
Archivo Central / Territorial
Archivo General de Castilla y León / A.H.P.
5 años (T)
5 años (T)
Conservación permanente
Código de la regla
660
Denominación de la serie
Expedientes de gestión de las quejas y actuaciones de oficio del Procurador del Común de Castilla y León
Fecha/s
1995-
Productor
Consejería de la Presidencia
Calificación
Eliminación Total
Aplicable a:
Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León. Servicios centrales y territoriales
Plazos
Archivo de Gestión
Archivo Central / Territorial
Archivo General de Castilla y León / A.H.P.
2 años (T)
3 años (ET)
_
Duplicados en todos los entes de la Administración Autonómica / Servicios de Estudios y Documentación o Normativa
5 años de la resolución de la queja o actuación de oficio
Código de la regla
661
Denominación de la serie
Documentación fotográfica y audiovisual (colección)
Fecha/s
1983-
Productor
Consejería de la Presidencia
Calificación
Conservación Total
Las transferencias se llevarán a cabo por legislaturas completas y el cómputo de plazos de conservación se realizará al finalizar la legislatura.
En cuanto a los soportes:
- Los soportes legibles directamente por el ojo humano (fotográficos) se conservarán de forma permanente.
- Los soportes legibles por máquina no digitales se...
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